Zásady ochrany soukromí a osobních údajů

Předmluva

Respektujeme vaše soukromí a chováme se odpovědně k vašim osobním údajům.

Informace obsažené v tomto dokumentu jsou určeny především těm z vás, kteří jste vůči některé ze společností ze skupiny W.A.G.:

• zákazníkem (potenciálním zákazníkem),
• statutárním zástupcem nebo zaměstnancem našeho zákazníka (potenciálního zákazníka),
• jiným uživatelem našich produktů (např. osob pracujících jako OSVČ pro našeho zákazníka),
• dodavatelem, jeho statutárním zástupcem nebo jeho zaměstnancem, jinak spolupracující osobou,
• případně uchazečem o zaměstnání nebo spolupráci.

Na základě platné legislativy si vás dovolujeme informovat, že společnosti Skupiny W.A.G. (seznam je dostupný zde) mohou zpracovávat vaše osobní údaje. V tomto dokumentu najdete vysvětlení jaké údaje zpracováváme, v jakých případech se tak děje, vysvětlení důležitých pojmů (uvedených zde ) a vysvětlení vašich práv (uvedených zde). Dokument si důkladně pročtěte. Jeho plnou verzi najdete také na internetových stránkách www.eurowag.com, kde je vždy k dispozici aktualizovaná verze.

Při zpracování vašich osobních údajů dodržujeme tyto zásady:

• vaše osobní údaje zpracováváme pouze
• pro jasně a srozumitelně stanovený účel (tj. vyhodnocujeme, proč zpracováváme vaše osobní údaje),
• pouze v jeho rozsahu, a
• po dobu, která je vzhledem k účelu nezbytná;
• vždy vás informujeme o zpracování vašich osobních údajů;
• osobní údaje zpracováváme vždy transparentně (např. tím, že vás informujeme o vašich právech);
• vaše osobní údaje chráníme proti:
• jejich zneužití, odcizení nebo jinému neoprávněnému zpracování; i
• náhodné změně, zničení či poškození;
• dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření pro zabezpečení osobních údajů.

Pokud i po přečtení tohoto dokumentu nebudete rozumět některé části, pojmu nebo si nebudete jisti, zda a jak se vás konkrétní informace o nakládání s vašimi osobními údaji týká, kontaktujte nás na compliance@eurowag.com.

Kdo má vaše osobní údaje?

Správcem vašich osobních údajů je vždy ta společnost ze skupiny W.A.G., které jste osobní údaje poskytli nebo která je získala k naplnění jednoho nebo více účelů.

Správce vaše osobní údaje shromažďuje, disponuje s nimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. S případným uplatněním svých práv se obracejte právě na něj.

Typicky vaše údaje spravuje ta společnost, jejíž jste klientem, resp. se kterou spolupracujete, nejčastěji tedy ta společnost, se kterou jste uzavřeli smluvní vztah. Pokud se smluvní spolupráce týká více společností skupiny W.A.G., pak každá ze společností může využívat vaše osobní údaje k předem stanoveným účelům.

Pokud si nejste jisti, zeptejte se nás.

Komu vaše osobní údaje můžeme předat?

Vaše osobní údaje můžeme sdílet v rámci skupiny W.A.G. především pro účely zajištění kvalitního zákaznického servisu, vnitřní správy a reportingu (změnili jste adresu, ale nemusíte volat zvlášť obchodníkovi a zvlášť kvůli fakturaci).

Navzájem mohou být společnosti Skupiny W.A.G. správcem i zpracovatelem vašich osobních údajů, a to zejména ve chvíli, kdy využíváte větší rozsah našich produktů nebo je využíváte ve více zemích.

Sdílením vybraných osobních údajů v rámci skupiny W.A.G. můžeme zajistit, že vaše údaje zůstanou aktuální. Budete tak rychle a kvalitně obslouženi, protože vás budeme moci řádně identifikovat a produkty, které využíváte, budou nastaveny dle vašich potřeb (např. dobře nastavený fakturační systém).

Osobní údaje můžeme předávat mimo skupinu W.A.G. pouze tehdy, pokud to vyžaduje nabízená služba, pokud to vyžaduje legislativa, nebo pokud nám to dovolíte. Naopak i společnosti skupiny W.A.G. mohou být zpracovatelem pro jiné správce mimo skupinu W.A.G. (zaměstnavatelé řidičů).

Některé naše služby mohou být poskytovány ve spolupráci se subjekty (společnostmi, osobami – správci, zpracovateli) mimo skupinu W.A.G. Vždy ověřujeme, jaké osobní údaje a proč je dalšímu subjektu poskytujeme. Také ověřujeme, zda je tento další subjekt schopen zajistit dostatečné záruky a odbornou způsobilost k nakládání s osobními údaji.

Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti, která je součástí našich služeb, může při ní docházet ke zpracování příslušných osobních údajů. V některých případech se tito dodavatelé mohou stát zpracovatelem osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely, ke kterým byl námi pověřen. V takovém případě není pro výkon zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas.

Pokud využíváme cloudových uložišť (slovník), pak vždy usilujeme o to, aby byla umístěna v rámci EU a vždy klademe důraz na zajištění vysokého stupně zabezpečení osobních údajů.

Pokud jste zaměstnancem, typicky řidičem, našeho klienta, pak je společnost Skupiny W.A.G. pouze zpracovatelem vašich osobních údajů pro vašeho zaměstnavatele, který využívá naše produkty/služby.

Zpracovateli, správci, společnými správci mimo skupinu W.A.G. mohou být zejména:

• poskytovatelé služeb mýta,
• poskytovatelé spolupracující na zajištění vrácení daní,
• provozovatelé odběrných míst PHM, mycích služeb, parkování atd. (smluvní partneři v rámci akceptační sítě),
• poskytovatelé IT a Telco služeb,
• subjekty vymáhající naše pohledávky,
• advokáti, konzultanti,
• marketingové agentury,
• poskytovatelé tiskových a poštovních služeb včetně kurýrů,
• úvěrové registry,
• dodavatelé personálních a účetních služeb.

Za určitých okolností můžeme být nuceni vaše údaje předat různým státním i mezinárodním orgánům, vždy však pouze pokud to vyžaduje legislativa.

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány na území ČR a dalších států Evropské unie, případně na území států, ve kterých Skupina W.A.G. působí. Pokud se jedná o stát mimo Evropskou unii, dodržujeme dostatečné záruky ochrany osobních údajů.

Odkud osobní údaje bereme – musíte nám své osobní údaje předat?

Nejčastěji máme vaše osobní údaje od vás, protože jejich zpracování je nutné pro uzavření a plnění smlouvy (poskytování produktů/služeb), plnění našich zákonných povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Podle situace dále můžeme zpracovávat také osobní údaje, které jsou z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků (živnostenský, obchodní, insolvenční) a v některých případech i údaje od třetích stran (o zaměstnancích našich zákazníků, například telefon na účetní nebo dispečera nebo vybrané osobní údaje řidičů, dále také údaje od státní správy, nebo informace od osob, které jste při výběrovém řízení uvedli jako referenční). Ve všech těchto případech jste povinni nám Vaše osobní údaje poskytnout, protože bez jejich znalosti bychom nebyli schopni s Vámi spolupracovat.

V některých případech jste nám vaše osobní údaje poskytli na základě vašeho dobrovolného souhlasu. Dobrovolný souhlas znamená, že nejste povinni nám své osobní údaje poskytnout a případný souhlas můžete kdykoliv odvolat.

Osoby mladší 18 let

Osoby mladší 18 let nebývají našimi zákazníky ani dodavateli. Naopak ale mohou mít zájem u nás vykonávat praxi nebo brigádu. Jejich údaje tedy používáme pouze pro omezený rozsah účelů.

Proč a k čemu vaše osobní údaje máme a používáme?

Můžeme o vás zpracovávat zejména níže uvedené kategorie osobních údajů, a to zejména pro účely, které následují. Řídíme se při tom platnou legislativou a vždy pečlivě ověřujeme, zda jsou důvody pro zpracování oprávněné.

Rozsah shromažďovaných osobních údajů se liší podle jednotlivých účelů, pro které osobní údaje potřebujeme. Více se můžete dozvědět z příkladů uvedených dále v tomto dokumentu.

Kategorie a rozsah osobních údajů:

Základní údaje = Identifikační a kontaktní údaje

Abychom se ujistili, že jednáme právě s vámi, musíme vás identifikovat. Ať už při elektronické, telefonické, písemné nebo osobní komunikaci tak můžeme shromažďovat vaše základní identifikační a kontaktní osobní údaje.

Mezi základní údaje patří zejména tyto informace: jméno, příjmení, jiná jména, datum narození, státní příslušnost, adresa, e-mail, telefon, číslo průkazu totožnosti, fotografie z průkazu totožnosti, číslo bankovního účtu, IČO, DIČ, osobní číslo, pokud bylo přiděleno, SPZ a VIN vozidla.

Údaje jako jméno, příjmení, adresa, e-mail, číslo účtu mohou být součástí smlouvy, kterou uzavíráte pro využívání našich produktů. V telefonické komunikaci může být zaznamenáno vaše jméno, příjmení, telefonní číslo. Při zřízení účtu na klientském webu můžeme shromažďovat kromě kontaktních a identifikačních údajů také IP adresu či URL. Při e-mailové komunikaci to může být vaše e-mailová adresa, IP adresa nebo jazyk, který používáte.

Údaje ve vztahu k produktům/službám

Zpracovávat můžeme osobní údaje, které úzce souvisejí s tím, jak využíváte naše produkty/služby, nebo údaje, které nám v průběhu využívání produktů/služeb sdělujete nebo nám je svou činností jinak zpřístupňujete, a tyto informace zohlednit například při nastavování platebního modelu.

Můžeme zjišťovat například jak často naše služby/produkty využíváte pro jakou flotilu vozidel, údaje o vaší platební morálce, které vypovídají o vaší bonitě a důvěryhodnosti apod.

Může se jednat o nabídky, které jsme vám poskytli, finanční limity, přehledy plateb a další obdobné informace.

Údaje z naší komunikace

Můžeme shromažďovat informace o tom, jak a z jakých zařízení a za jakým účelem k našim službám přistupujete. To nám pomáhá při optimalizaci našich platforem a jejich dalším vývoji, stejně jako při zvyšování bezpečnosti komunikačních kanálů.

Mezi tyto údaje může patřit IP adresa, informace o prohlížeči a hardwaru zařízení, jakou formu komunikace jste zvolili – telefonát, e-mail, pošta, online chat, Facebook, Twitter, LinkedIn, zda se jedná o reakci na obchodní sdělení, informace z průzkumů.

Protože nás zajímají vaše názory, můžeme shromažďovat takové informace, které lze použít ke zlepšení našich služeb a nabízet vám produkty, které vám budou nejlépe vyhovovat a dodávat je cestou, která pro vás bude nejpohodlnější.

Jako osobní údaje tak můžeme zpracovávat i zpětnou vazbu, připomínky, návrhy a výsledky neanonymních průzkumů.

Mezi tyto údaje může patřit informace z používání našich webových stránek a aplikací, informace o našem vzájemném kontaktu prostřednictvím jakéhokoli kontaktního místa (po jakou dobu, na jaké téma a jakým kanálem komunikujeme), včetně řešení stížností a servisních požadavků.

Profilové údaje

V automatickém režimu můžeme zpracovávat vaše základní charakteristiky, obchodní informace a riziková data. Tyto údaje nám umožní nabídnout vám produkt/službu podle vašich potřeb a zajistit naši i vaši bezpečnost.

Údaje můžeme využít pro profilování, kdy dochází ke sledování, analyzování a ukládání osobních údajů do databází, na jejichž základě lze vytvořit osobní profily, a to i automatizovaně. Pomocí takto zpracovaných osobních údajů mohou být vytvářena obchodní doporučení, abychom vám mohli nabídnout produkty a služby šité na míru. Takto zpracované informace mohou, zejména po jejich zobecnění, sloužit i pro tvorbu marketingových kampaní. Mohou nám rovněž umožnit nastavit pro Vás výhodnější využívání služeb. Pokud byly osobní údaje zpracovány v automatizovaném režimu, neznamená to současně, že bylo automatizovaně učiněno rozhodnutí, ze kterého by pro vás vyplývaly konkrétní důsledky. Do automatizovaných zpracování vstupuje vždy lidský faktor, ať již na počátku při výběru údajů nebo skupin údajů, nebo při kontrole výstupu.

Mezi takto zpracovávané údaje můžeme zařadit například rozsah objednaných služeb, platební transakce, hodnocení finančních nebo kybernetických rizik.

Další údaje

S využíváním některých služeb je nedílně spojeno zpracování geolokačních údajů. Tyto údaje se využívají pro určení (případně zpětné ověření) aktuální polohy zařízení, pomocí kterého je služba poskytována. Typicky tyto údaje zpracováváme pro naše zákazníky a jsme tak jen v roli zpracovatele, který je vázán pokyny právě zákazníků.

Jedná se zejména o služby Fleet Management Services (Telematiky) a částečně mohou být součástí OBU jednotek. Údaje o geolokaci mohou být našimi zákazníky využívány pro lepší plánování využití kapacit vozového parku, lepšímu plánování směn, nebo jako prevence proti krádeži vozidla.

Z bezpečnostních důvodů můžeme pořizovat záznamy vašeho pohybu z našich Truck Parků a Truck Pointů včetně záznamů při placení. V tomto případě jsou záznamy využívány k ochraně našeho majetku. V některých případech lze tyto záznamy zpřístupnit i ve prospěch zákazníků, pokud chtějí chránit svůj majetek (např. při podezření na podvodné jednání jejich zaměstnanců). Pak je i zde naše role (jako zpracovatelů) závislá na zákaznících, jimž jsou osobní údaje zpřístupněny.

Pokud bude váš vůz poškozen, může být kamerový záznam poskytnut policii.

Naopak výlučně k vlastním potřebám můžeme pořizovat a uchovávat také záznamy telefonních hovorů i online chatů.

Tyto informace můžeme využívat pro účely obsluhy a kvalitního klientského servisu, hlavně pak pro vyřizování vašich požadavků či podnětů. Záznamy mohou být také dočasně uchovávány s tím, že mohou být použity jako důkazní prostředek v případě sporu.

Co nás může opravňovat ke zpracovávání osobních údajů a jaké mohou být jednotlivé účely, pro které zpracování osobních údajů provádíme:

Máte s námi uzavřenou smlouvu nebo s námi smlouvu uzavřít chcete

• Uzavření a plnění smlouvy
• Koho se může týkat: Zákazníci, dodavatelé
• O jaké osobní údaje se zejména může jednat u jednotlivých typů smluv:
• Dodavatelská (kdy produkty/služby odebíráme) – jméno, příjmení, adresa, IČO, DIČ, číslo účtu atd.
• Zákaznická (kdy produkty/služby poskytujeme) – obecně pro všechny služby jde zejména o tyto údaje: jméno, příjmení, adresa, IČO, DIČ, telefon, e-mail, přístupové údaje do klientské sekce, číslo účtu, platební termíny a částky, informace o dalších osobách spojených se zákazníkem (typicky účetní, dispečer, řidič…) atd.
• Navíc pak podle typu využívané služby půjde zejména o:
• Čerpání PHM: objemy čerpaných PHM, SPZ vámi užívaných vozidel, identifikační znaky na kartách – číslo, jméno,
• Mýto: SPZ, hmotnost a případně VIN vámi užívaných vozidel,
• Fleet Management Services (Telematika): geolokační údaje (slovník) o poloze vámi užívaných vozidel (může se jednat o údaje o místě, kde se vozidlo pohybuje, zda se jedná o pracovní či soukromou jízdu, kde a jakou rychlostí se vozidlo pohybuje),
• EWMC: informace o finančních transakcích,
• Služba Zajištění refundace daní: informace o konkrétních daňových povinnostech;
• Servisní požadavky a řešení dalších individuálních požadavků
• Koho se může týkat: Zákazníci, dodavatelé
• Jaké údaje zejména zpracováváme: údaje o finančních transakcích, identifikace SIM z mýtné jednotky atp.
• Zpracování peněžních transakcí v rámci smluvního vztahu
• Koho se může týkat: Zákazníci, dodavatelé
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu, dále údaje o finančních transakcích a údaje z autorizačních terminálů, údaje o příjemci peněžních prostředků, částky, data zpracování, způsob plnění. Například zadání příkazu k úhradě, kde došlo k čerpání a v jaké výši atp.
• Zajištění přístupu do námi provozovaných klientských (neveřejných) sekcí webových stránek a do aplikací
• Koho se může týkat: Zákazníci, dodavatelé
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, IP adresa, přístupové údaje, atd.

Máme na zpracování osobních údajů oprávněný zájem

Obchodní aktivity

• Vymáhání pohledávek a ochrana našich dalších práv
• Koho se může týkat: Zákazníci, dodavatelé, statutární orgány, zaměstnanci a spolupracující osoby zákazníků či dodavatelů
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu, dále údaje o finančních transakcích: částky, způsob plnění atd.
• Jedná se například o situaci, kdy je zákazník v prodlení a za účelem vymožení dlužné částky jsou jeho identifikační údaje a údaje o finančních transakcích podkladem pro žalobu.
• Řízení vztahů s obchodními partnery
• Koho se může týkat: Zákazníci, dodavatelé
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu, dále údaje o finančních transakcích: částky, způsob plnění, finanční limity, fakturační termíny apod.
• Jedná se o zpracování osobních údajů za účelem zlepšení našich vzájemných vztahů. Může se jednat například o situaci, kdy budeme projednávat přechod z předplacených služeb na služby placené dodatečně.
• Telemarketing
• Koho se může týkat: Zákazníci
• Jaké údaje: jméno, příjmení, podnikatelské jméno, telefon.
• Jedná se o kontaktování s telefonickou (hlasovou) nabídkou na naše produkty/služby, avšak jen tou ze společností ze skupiny W.A.G., s níž jste již v minulosti byli v kontaktu.
• Sdělování jiných důležitých informací
• Koho se může týkat: Zákazníci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: vybrané osobní údaje vztahující se k obchodní informaci, například změny obchodních podmínek apod.

Bezpečnostní aktivity/ řízení rizik

• Posouzení finančního rizika a bonity
• Koho se může týkat: Zákazníci, dodavatelé
• Jaké údaje zejména zpracováváme: informace z insolvenčního rejstříku, kontrola otevřených položek v interním systému.
• Takové údaje můžeme ověřovat průběžně. Pokud neshledáme riziko, pak tyto údaje likvidujeme po vyhodnocení.
• Kamerové záznamy
• Koho se může týkat: zákazníci, dodavatelé, budoucí zaměstnanci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: záznam obličeje nebo postavy, SPZ vozidla
• S kamerovými záznamy se můžete setkat zejména na našich čerpacích stanicích, v budovách a jejich okolí. Slouží k ochraně našich práv, našeho majetku, případně práv a majetku třetích osob (zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců).
• Hlasové záznamy
• Koho se může týkat: zákazníci, budoucí zaměstnanci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, telefon, dále se dle konkrétní situace může jednat o větší rozsah údajů
• Hlasové záznamy vznikají ve vybraných případech při komunikaci přes telefon a vždy jste na to v rámci komunikace upozorněni. Slouží zejména pro zlepšení kvality služeb a pro ochranu našich i vašich práv.
• Profilování za účelem obchodního využití
• Koho se může týkat: Zákazníci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, podnikatelské jméno, transakční historie, SPZ apod. Jedná se o zpracování osobních údajů zejména za účelem analýzy vývoje chování zákazníků. Samotný výstup procesu profilování nemá na zákazníka žádný přímý dopad a slouží především jako podklad pro naše obchodní zástupce. Ti na základě tohoto výstupu mohou uzpůsobovat nabídku služeb vašim reálným potřebám.

Interní procesy

• Vývoj, simulace a testování produktů a služeb
• Koho se může týkat: zákazníci, budoucí zaměstnanci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: různé kombinace osobních údajů potřebných pro nastavení budoucích nebo zlepšení současných produktů/služeb.
• Interní analýzy a trénink prediktivních modelů nad historickými daty
• Koho se může týkat: zákazníci, dodavatelé, budoucí zaměstnanci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: různé kombinace osobních údajů, jako jsou jméno, příjmení, DIČ, SPZ, finanční transakce, číslo karty
• Účetnictví a daně
• Koho se může týkat: zákazníci, dodavatelé
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu, dále údaje o finančních transakcích: částky, způsob plnění, fakturační termíny apod.

Další

• Komunikace
• Koho se může týkat: zákazníci, dodavatelé, budoucí zaměstnanci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, profil na sociální síti apod.
• Osobní údaje můžeme využít pro odpovědi na vaše dotazy, žádosti, případně stížnosti. Můžeme využít údaje o vaší osobní návštěvě, záznamy z telefonické komunikace.
• Zaměstnanost
• Koho se může týkat: budoucí zaměstnanci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon, dále údaje z životopisu, údaje o dalších osobách v případě referencí, informace, které nám sdělíte v průběhu pohovorů. Tyto informace můžeme uchovávat po dobu, než je konkrétní pozice obsazena a po dobu, než uplyne zkušební lhůta vybraného uchazeče. Tyto
• informace potřebujeme, abychom mohli vyhodnotit váš zájem o konkrétní pozici a abychom vás mohli informovat o průběhu a výsledku výběrových řízení.

Máme k tomu váš souhlas

V případě, že potřebujeme Váš souhlas, vám vždy vysvětlíme, jaké údaje bychom využívali a proč. Váš souhlas je zcela dobrovolný a je jen na vašem rozhodnutí, zda nám ho poskytnete. Tím, že od vás souhlas k takovému zpracování neobdržíme, není nijak postižen rozsah služeb, které jste si od nás objednali.

V případech, kdy vás žádáme o souhlas s použitím osobních údajů, se můžete rozhodnout, zda je pro vás důvod užití osobních údajů důležitý a přijatelný, a na základě tohoto vašeho rozhodnutí nám souhlas udělíte nebo neudělíte.

Pokud nám svůj souhlas udělíte, pak jste oprávněni jej kdykoliv odvolat. Nejjednodušší způsob, jak lze udělený souhlas odvolat, je popsán níže v části o vašich právech.

• Marketingové aktivity
• Koho se může týkat: zákazníci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, podnikatelské jméno, e-mail, telefonní číslo.
• Budeme usilovat o získání Vašeho souhlasu k tomu, abychom tyto osobní údaje mohli sdílet se všemi společnostmi, které jsou součástí skupiny W.A.G. (seznam je dostupný zde).
• Zároveň budeme usilovat o získání souhlasu zejména se zasíláním e-mailů a SMS s nabídkami služeb/produktů jednotlivých společností ze skupiny W.A.G.
• Ukládání cookies
• Pro tento účel můžeme zpracovávat informace, z jakých zařízení k našim službám přistupujete elektronickou cestou, vaše preference nastavení služeb a údaje, které na našich stránkách vyplníte, neboť vám chceme zajistit pohodlné využívání našich webových stránek. Údaje ukládáme na vaše zařízení v podobě tzv. cookies (slovník). Pomocí nich můžeme respektovat vaši volbu jazyka, uchováváme také vámi uvedené údaje ve webových formulářích pro případ, že se k nim budete později chtít vrátit. Na naši žádost o zpracování cookies jste zvlášť upozorněni. Jak s cookies zacházet najdete v samostatném dokumentu.
• Souhlas s pořízením kopie/scanu průkazu totožnosti
• V rámci některých produktů/služeb po vás můžeme žádat souhlas s pořízením kopie nebo scanu průkazu totožnosti. Není vaše povinnost nám souhlas udělit, slouží k usnadnění při poskytnutí služby, nemá však vliv na rozhodnutí o samotném ne/poskytnutí nebo ne/užívání služby.
• Zaměstnanost
• Koho se může týkat: budoucí zaměstnanci
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon, dále údaje z životopisu, údaje o dalších osobách v případě referencí, informace, které nám sdělíte v průběhu pohovorů atp.
• Pokud jste v konkrétním výběrovém řízení neuspěli, ale projevíte zájem nadále se ucházet o spolupráci v budoucnu, uchováme váš životopis po další 3 roky nebo do doby, než svůj souhlas odvoláte, jinak vaše osobní údaje vymažeme po uplynutí zkušební doby vybraného uchazeče, protože tímto termínem zanikne náš oprávněný zájem, jak je popsáno výše.

Zpracování osobních údajů je vyžadováno dle platné legislativy

Uvádíme nejdůležitější legislativu, která nám může určovat, jaké osobní údaje, jakým způsobem a jak dlouho smíme nebo musíme osobní údaje zpracovávat.

• Prevence, kontrola, hodnocení a detekce praní špinavých peněz
• Koho se může týkat: zákazníci, jejich zástupci, osoby ve statutárních orgánech, skuteční majitelé právnických osob
• Jaké údaje zejména zpracováváme : jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu, dále údaje o finančních transakcích: částky, způsob plnění, příjemci plnění. Dále pro tyto účely sbíráme informace o skutečných majitelích firem, o osobách v řídící struktuře společností, politické expozici zákazníků a dalších s ním souvisejících osobách, používáme v nezbytné míře i softwarové nástroje pro analýzu informací a transakcí.
• Zpracování účetních a daňových podkladů
• Koho se může týkat: zákazníci, dodavatelé atd.
• Jaké údaje zejména zpracováváme: jméno, příjmení, adresa, u OSVČ DIČ a sídlo, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu, dále údaje o finančních transakcích: částky, příjemci plnění, termíny, tedy údaje, které běžně nacházíte na fakturách, v daňových přiznáních, výpisech transakcí. Tyto informace máme povinnost uchovávat až 30 let.

Jak dlouho údaje uchováváme

Vaše údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, po ukončení jejich zpracování je archivujeme dle požadavků platné legislativy, mažeme nebo anonymizujeme. Průběžně vyhodnocujeme, které údaje je ještě potřeba uchovávat. Pro vaši představu uvádíme vybrané lhůty:

• Osobní údaje získané na základě smluvního vztahu nebo v souvislosti s jeho plněním zpravidla uchováváme minimálně 5 let od jeho ukončení.
• Některé osobní údaje musíme ukládat na základě požadavku legislativy k praní špinavých peněz, takové údaje máme povinnost archivovat 10 let od skončení smluvního vztahu se zákazníkem.
• Daňové a účetní předpisy nám nařizují vybrané osobní údaje archivovat dokonce až 30 let.
• Naproti tomu jsou účely, u nichž je doba uchování osobních údajů zcela minimální a je stanovená pouze s ohledem na to, jak dlouho je doopravdy nutné tyto údaje zpracovávat. Takže například záznamy z kamer, které můžeme uchovávat pro případ ochrany našich a vašich práv, jsou ukládány maximálně jeden měsíc podle technických možností konkrétního místa, kde byl záznam pořízen. Pokud osobní údaje zpracováváme pro interní potřeby, jako vývoj, simulaci a testování produktů, pak jsou tyto osobní údaje zpravidla využívány pouze jednorázově a následně jsou vymazány nebo anonymizovány. Životopisy, které obdržíme, můžeme zpracovávat a uchovávat po dobu, která je popsaná výše, poté jsou vymazány, případně archivovány po dobu 3 let nebo do odvolání platnosti vašeho souhlasu, podle toho, která z variant nastane dříve. Údaje o návštěvnících našich poboček uchováváme 5 pracovních dnů a potom jsou vymazány.

Jaká jsou Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů?

Právo na informace znamená, že máte právo na informace o tom, jaká společnosti, jak a proč zpracovává vaše osobní údaje, případně informace o dalších skutečnostech, které jsou obsaženy právě v tomto informačním memorandu.

Právo na přístup znamená, že máte právo vědět, jaké informace zpracováváme právě o Vás, z jakých důvodů je zpracováváme, komu je (případně) můžeme poskytnout nebo odkud jsme vaše osobní údaje získali.

Právo na opravu znamená, že jakmile zjistíte, že nemáme vaše aktualizované osobní údaje, nebo používáme nepřesné údaje (překlep ve jménu, stará adresa…), můžete nás žádat o zjednání nápravy.

Právo na výmaz, jinak také právo být zapomenut, znamená, že vaše osobní údaje budou smazány co nejdříve nám to dovolí ostatní legislativa, a to zejména pokud již byl naplněn účel, pro který byly osobní údaje používány (ukončení smluvního vztahu, ukončení výběrového řízení…).

Právo na omezení zpracování znamená, že vaše osobní údaje nebudeme zpracovávat po dobu, po kterou budeme na váš podnět prověřovat přesnost a úplnost vašich osobních údajů, nebo pokud si budete výslovně přát, abychom vaše osobní údaje z důležitého důvodu neodstraňovali. Toto právo může být částečně uplatněno i bez vašeho výslovného pokynu (zejména pokud sami zjistíme, že vaše osobní údaje nejsou přesné). Jakmile důvody pro omezení zpracování vašich osobních údajů pominou, budeme vás informovat.

Právo na přenositelnost údajů znamená, že nás v případě potřeby můžete požádat o předání vašich osobních údajů v elektronické podobě vám, nebo jinému správci. Týká se to ale jen těch osobních údajů, které máme v elektronické podobě, pokud je potřebujeme k plnění smlouvy s vámi, nebo k jejichž zpracování jsme od vás dostali výslovný souhlas.

Právo vznést námitku proti zpracování uplatníte, pokud si nepřejete, abychom vaše osobní údaje použili k přímému marketingu, nebo pokud se domníváte, že na jejich zpracování nemáme právo.

Právo odvolat souhlas můžete využít kdykoli se rozhodnete, že si již nepřejete, abychom vaše údaje zpracovávali k takovému účelu, ke kterému jste nám souhlas udělili. Odvolání Vašeho souhlasu ale nemá vliv na zpracování, k němuž došlo před jeho odvoláním.

Automatizované rozhodování znamená, že máte právo nebýt součástí takové rozhodnutí, které vzniklo bez lidského zásahu, a to i v případě profilování.

Uděláme vše, co lze rozumně od naší společnosti očekávat, abychom vám umožnili výkon vašich práv. Nemůžeme ale vyhovět vašim požadavkům v případech, kdy nebudeme schopni přiřadit osobní údaje k vaší osobě.

Jak můžete uplatnit svá práva?

Svá práva můžete uplatnit u té ze společností ze skupiny W.A.G., která Vaše osobní údaje zpracovává. Nejčastěji půjde o společnost, které jste své osobní údaje sami poskytli.

Svá práva můžete uplatnit nejlépe přes společný e-mail Skupiny W.A.G.: compliance@eurowag.com nebo customercare@eurowag.com.

V případě, že Skupina W.A.G. porušila některá z Vašich práv týkajících se ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů v příslušné zemi. Seznam těchto úřadů je k dispozici na tomto odkazu (http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm).

Slovník

Osobní údaje – všechny údaje, podle kterých je možné identifikovat konkrétní fyzickou osobu.

Subjekt údajů – kterákoli konkrétní fyzická osoba (i OSVČ, protože podle některých údajů lze dovodit, o jakou konkrétní fyzickou osobu se jedná).

Správce – ten, kdo osobní údaje shromažďuje, disponuje s nimi (zpracovává nebo jejich zpracování provádí přes zpracovatele) a nese odpovědnost. Ten, u koho uplatňujete práva.

Zpracovatel – zpracovává osobní údaje k účelům, kterými ho pověřil správce.

Účel – důvod, pro který je zpracování osobních údajů prováděno.

Zpracování – nakládání s osobními údaji za konkrétním účelem.

Zákazníci – budoucí, současní i bývalí – fyzické osoby/společnosti/OSVČ s přístupen na náš klientský web, osoby/společnosti/OSVČ které užívají některý z našich produktů.

Dodavatelé – budoucí, současní i bývalí – fyzické osoby/společnosti/OSVČ spolupracující se skupinou W.A.G.

Budoucí zaměstnanci – osoby, které projeví zájem ve skupině W.A.G pracovat, včetně DPČ, DPP, brigádníků.

Cloudové úložiště – virtuální prostor pro ukládání velkého množství dat.

Geolokační údaje – údaje o místě a pohybu.

Cookies a podobné technologie – cookies jsou datové soubory, které webová stránka posílá vašemu prohlížeči, který ho ukládá na zařízení, které k prohlížení webové stránky používáte.